Tips Menciptakan Surat Komplain / Klaim Barang Yang Baik Dan Benar

Dalam dunia perjuangan tentu ada saja hal yang kerap tidak berjalan sesuai dengan asa. Misalnya saja dalam dunia perdagangan yang melibatkan barang dagangan. Adanya komplain tentu menjadi hal yang biasa dalam hal perdagangan tersebut. Nah salah satu hal yang paling sering dijumpai yaitu komplain terhadap sebuah barang yang tidak sesuai dengan kesepakatan yang dilakukan penjual ataupun pembeli.

Jika dalam skala kecil mungkin komplain tersebut dalam eksklusif disampaikan kepada pihak yang bersangkutan secara ekspresi atau dengan tiba menemui pihak terkait. Namun untuk perdagangan besar, komplain tersebut biasanya disampaikan dengan memakai surat komplain atau yang dikenal dengan sebutan surat klaim. Tujuannya yaitu untuk memdiberitahukan dari pihak pembeli atau pemesan kepada pihak penjual lantaran adanya barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

Berikut ini yaitu beberapa alasan dibuatnya surat klaim atau surat komplain tersebut.

1. Jumlah barang tidak sesuai dengan pesanan
2. Adanya keterlambatan pengiriman barang
3. Adanya kerusakan pada barang pesanan
4. Pengingkaran perjanjian yang telah disepakati bersama

Manfaat dari menciptakan surat klaim ini sendiri yaitu untuk menuntaskan permasalahan jual beli yang terjadi, meningkatkan pelayanan yang didiberikan oleh penjual kepada pembeli, meminta keterangan pada penjual dan meningkatkan kekerabatan baik antar keduanya. Oleh lantaran itu, surat klaim ini sebetulnya berskor positif untuk kedua belah pihak.

Berikut kami akan memdiberikan beberapa tips menciptakan surat komplain atau surat klaim barang yang baik dan benar. Karena walaupun hal ini merupakan sebuah komplain, tetap harus dilakukan dengan cara yang benar.

1. Hal pertama yang harus anda perhatikan yaitu menghubungkan antara tanggal dan nomor surat pesanan.
2. Menyampaikan komplain dengan bahasa yang baik dan santun
3. Sertakan kepada siapa surat tersebut ditujukan
4. Sebutkan jumlah barang yang tidak sesuai dengan kesepakatan
5. Sebutkan juga alasan anda mengirimkan komplain tersebut.
6. Sampaikan komplain anda dengan singkat, padat, dan terang supaya tidak terlalu berbelit-belit.

Untuk ludang keringh jelasnya, dibawah ini kami diberikan sebuah pola surat klaim atau surat komplain yang baik dan benar.

PT. Laksana Indah Permai
Jalan Jendral Sudirman No 28
Komplek Palem Mutiara, Telp (021) 669325
Kota Jakarta 15120
Jakarta Timur

Nomor : 59/AK/VI/2017 10 April  2017

Lampiran : –
Hal : PENGADUAN ATAS KIRIMAN BARANG

Kepada
Yth. Manager Pemasaran PT. Makmur Meubel
Jalan Anggrek No.56
Bandung

Dengan hormat,

Dengan ini kami diberitahukan bahwa, kiriman Saudara berupa :
1. 6 buah Meja Jati
2. 3 buah Kursi Teras
3. 6 buah Meja Makan
4. 2 Sofa Jati

Telah hingga di kawasan kami, dan kami mengucapkan terima kasih.
Namun, dengan sangat menyesal kami harus sampaikan bahwa sesudah muatan barang kami buka, ternyata di kendaraan beroda empat pertama yang bernomor polisi D 3625 SK ada sebuah bangku teras yang rusak. Kerusakannya yaitu terdapat di penggalan kaki bangku yang patah.
Menurut kami, kerusakan lemari es tersebut disebabkan lantaran pengepakan barang yang kurang pas sehingga kadab proses pengiriman barang, bangku tersebut terjatuh atau tertimpa barang lainnya.

Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka dengan ini kami minta kepada Saudara supaya sanggup segera mengirimkan penggantinya dan kami akan segera pula mengirimkan barang yang rusak tersebut ke alamat Saudara atas beban biaya Saudara.

Demikian keterangan yang sanggup kami sampaikan, dan atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Zahira Azahra

Manager Pemasaran

Advertisement